Los datos básicos del proyecto

Lo primero es definir algunos aspectos de partida, respondiendo a cinco simples preguntas:

• ¿Qué? Se trata de describir brevemente la idea empresarial, la oportunidad de negocio que sirve de punto de partida.

• ¿Quién? Deberemos señalar quién/es van a ser los promotores de la iniciativa, especificando cuáles son sus capacidades, actitudes y aptitudes, que papel van a jugar en el desarrollo de la empresa, etc.

• ¿Cómo? Habrá que decidir la forma jurídica más apropiada para nuestro negocio, en función de varios factores: si se trata de uno o varios socios, cuál es el sistema de tributación que nos resulta más ventajoso, qué trámites se precisan, que responsabilidad se tiene ante terceros, etc.

• ¿Dónde? Simplemente, se trata especificar el lugar exacto donde vamos a ubicar el negocio, aunque también podemos detallar algo más: si es un local o una finca en propiedad o en arrendamiento, que dimensiones tiene, cuál es su distribución física, etc..

• ¿Cuándo? Qué plazos nos planteamos tanto para iniciar las inversiones, como para iniciar la actividad.

 

El mercado

Analizar el mercado nos permitirá tener un buen conocimiento del sector en el que vamos a desarrollar nuestra actividad. Para ello hay que estudiar la evolución del mismo en los últimos años y prever cuáles son sus expectativas de crecimiento, conocer la competencia y las características de los clientes. Analizar el sector supone abordar algunas cuestiones que hay que tener en cuenta en el Plan de Empresa:

• La clientela potencial. Conocer las características y las demandas de la clientela puede ayudarnos a definir el producto para que responda a las necesidades de grupos más o menos homogéneos. La demanda debe analizarse en el sentido más amplio, llegando a predecir el precio que la persona estará dispuesto a pagar, la calidad que exige, las formas de compra y pago que esta dispuesto a utilizar…. es decir, todos aquellos elementos que van a intervenir en la decisión de las personas en el momento de adquirir nuestro producto o servicio.
• La competencia. Si es importante conocer las características de quienes van a demandar nuestro producto o servicio, igual o más importante es conocer las particularidades de quienes ya lo ofrecen, es decir, de nuestra competencia. La información relativa a la localización, los precios, los canales de distribución, las formas de comercialización, la cuota de mercado o el tipo de clientela de la competencia, resultará muy útil para poder situarnos en el sector con mayores garantías de éxito.

 

Los productos y/o servicios

¿Qué producto pretendemos vender o que servicio vamos a prestar? Esta es una cuestión que deberemos tener muy bien definida, poniendo sobre el papel las características de toda la gama productos o servicios que va a ofrecer nuestra empresa: cualidades más significativas , ventajas que aportan sobre otros productos o servicios similares, posibilidad de transformar en otros productos/servicios más competitivos, etc.

 

El proceso de producción

Antes de iniciar una andadura empresarial hay que prestar mucha atención a todos los aspectos que intervienen en el proceso de producción o en la prestación del servicio. Para ello, en este capítulo se suele describir como influyen los siguientes elementos:

• La ubicación geográfica. Qué ventajas e inconvenientes ofrece con respecto a otras ubicaciones, por ejemplo, a la hora de contratar mano de obra, de obtener determinadas subvenciones, de conseguir materias primas a bajo coste, de reducir los costes de transporte, de cumplir con la normativa urbanística y medioambiental, etc.
• Las instalaciones y edificios. Qué características deben de tener y que facilidades o dificultades ofrecen a la hora de su acondicionamiento, de realizar posibles ampliaciones, etc.
• Los equipos de producción. Qué máquinas, hardware, etc. necesitamos para producir o prestar un servicio, que características deben tener y que ventajas ofrecen frente a otros equipos similares (innovación, precio, vida útil, versatilidad, etc…).
• El proceso de producción / prestación de servicio. Qué fases se siguen en la empresa desde que se reciben las materias primas hasta que se expiden los productos (almacenaje, transformación, embalaje, ...), qué trabajos se subcontratarán, que destino se dará a los subproductos y residuos, qué innovaciones se incorporan al proceso para diferenciarlo de la competencia, que posibilidades de mejora se pueden introducir en el proceso, que procedimientos de control de calidad se seguirán, etc. Se debe incluir una valoración del proceso de producción en términos de volumen, costes, mano de obra, materias primas, etc.

 

El marketing

Un sencillo plan de marketing nos ayudará a concebir la estrategia de comercialización de nuestras producciones. Tener clara cuál será la política de ventas, la estrategia de precios, los canales de distribución y las fórmulas de promoción y publicidad que emplearemos a la hora de colocar los productos en el mercado, nos ayudará a predecir los niveles de facturación que se obtendrán una vez iniciemos la andadura empresarial, algo fundamental para determinar la viavilidad económico-financiera de nuestro proyecto. :

• La estrategia de precios. Se trata simplemente de fijar cuál será el precio de comercialización de nuestros productos o servicios, en función de sus características, calidades, forma de comercialización, tipo de cliente, etc. Deberá incluir una comparación con los precios de la competencia, señalando el motivo de las diferencias que puedan existir entre unos y otros. La estrategia de precios también contemplará una cuantificación del margen de beneficio que se obtiene con los precios establecidos, en virtud de los diferentes costes de producción.
• La política de ventas. Analizaremos cómo se va a comercializar nuestras producciones o nuestro servicio. Definiremos si realizaremos la venta directa a los clientes o emplearemos canales de comercialización ya existentes, en cuyo caso tendremos que conocer sus características y costes. Sí optamos por disponer de nuestro propio equipo de ventas, estudiaremos su coste y la cualificación que se exigirá a los vendedores. Es importante determinar cuál es el porcentaje de los gastos de comercialización respecto del total de facturación estimada, así como prever posibles cambios a medio y largo plazo. Otras cuestiones, como las formas de cobro (especialmente los plazos en que éstos se producen), la aplicación de posibles descuentos o rappels a los productos o el establecimiento de ofertas para determinados productos en determinadas épocas, también formarán parte de la política de ventas.
• Los canales de distribución. Llevar nuestro producto o servicio hasta el lugar de venta supone un coste que debemos de tener en cuenta, especialmente cuando las distancias entre el punto de producción y el punto de venta son importantes. Deberemos conocer, no sólo cuáles son los canales de distribución que podemos emplear y el coste que suponen, sino también la política de descuentos que nos pueden aplicar en el caso de que la distribución no se realice directamente.
• La promoción y la publicidad. Tener un producto a buen precio, con una buena política de ventas y unos canales de distribución adecuados puede no ser suficiente para obtener los niveles de facturación deseados. El conocimiento de nuestro producto o servicio debe llegar al potencial cliente. Por eso es importante definir las fórmulas de promoción y publicidad que emplearemos para atraer a quienes van a adquirir nuestro producto o utilizar nuestro servicio. Las posibilidades son muchas y deberemos elegir aquellas que mejor lleguen a nuestros futuros clientes y que tengan un coste asumible en función de los niveles de venta esperados. La colocación de rótulos, el empleo de mailings, la publicidad en medios de comunicación (prensa especializada, radio, televisión), la presentación en ferias, los anuncios en vallas publicitarias, la promoción de actos, son algunos ejemplos de los medios de promoción y publicidad que podremos emplear.

 

El personal

Toda iniciativa empresarial precisa contar con recursos humanos. En algunos casos estos se limitan al propio empresario; en otros casos será preciso contratar trabajadores que desempeñen distintas funciones. En todo caso, es importante incluir en el Plan de Empresa una descripción detallada de las funciones de todos los puestos de trabajo que formarán parte de la iniciativa. Y esto supone describir los conocimientos, actitudes y aptitudes que se desean de los trabajadores que vayan a ocupar estos puestos.

Además, es necesario conocer las categorías laborales que se establecerán en la empresa, los convenios que se aplicarán, los tipos y duración de los contratos, los horarios, las remuneraciones…en definitiva, todos los aspectos que tendremos que tener en cuenta cuando se ponga en marcha la empresa y precisemos emplear trabajadores.

También es conveniente confeccionar un organigrama de la empresa en el que se establezcan las relaciones entre los trabajadores que ocupan distintos puestos de trabajo.

 

Los números

Bajo este epígrafe incluimos varios capítulos fundamentales en todo Plan de Empresa, ya que nos van a determinar su viabilidad económica y financiera: el plan de inversiones; el plan de financiación y la cuenta de resultados prevista.

• El plan de inversiones. En este apartado tendremos que cuantificar, al máximo detalle, todas y cada una de las inversiones que vamos a realizar para poner en marcha nuestra iniciativa.

Generalmente, los diferentes formularios o plantillas que se emplean para realizar un Plan de Empresa incluyen un listado con diferentes capítulos de inversión, más o menos detallados y jerarquizados. En todo caso, es fundamental conocer al máximo detalle la inversión necesaria en activos fijos, es decir, en inmovilizado material (terrenos, construcciones, edificios, instalaciones, maquinaria y herramientas, elementos de transporte, mobiliario y equipamiento, equipos informáticos, etc.), inmovilizado inmaterial (investigación y desarrollo, patentes, autorizaciones administrativas, …) gastos de primera instalación e inmovilizado financiero.

Pero también es preciso prever la inversión en capital circulante, es decir el volumen de recursos financieros que nuestro proyecto necesita tener de forma permanente haciendo frente a las exigencias del proceso productivo. Este capital circulante se calcula como la diferencia entre el activo circulante (dinero en caja y bancos, deudas de clientes a cobrar, stock de materias primas, de productos elaborados y productos terminados e inversiones financieras a corto plazo) y el pasivo circulante (deudas frente a proveedores y acreedores, efectos pendientes de pago, anticipos a clientes, préstamos a corto plazo e impuestos a pagar).

• El plan de financiación. Una vez conocemos el coste de las inversiones que necesitamos para que nuestra empresa inicie su actividad, con el plan de financiación detallaremos el origen de los recursos, de los fondos que emplearemos para financiar dichas inversiones.

Habrá que diferenciar entre los recursos propios, aportados por los promotores de la iniciativa de su propio capital, y los recursos ajenos, procedentes de subvenciones, créditos o préstamos (bancarios o personales) u otras fuentes de financiación externas.

No hay que olvidar que el total de financiación debe ser igual al total de la inversión

• La cuenta de resultados prevista. Se trata de una previsión nos va a permitir conocer cuál será el resultado económico generado por la empresa en un período concreto de tiempo, generalmente un año. Para ello, es preciso pronosticar de una forma realista cuáles serán los ingresos que se obtendrán durante ese plazo (fundamentalmente pero no de forma exclusiva a través de las ventas) y cuáles los gastos (costes de personal, materias primas, producción, transportes, servicios subcontratados, impuestos, amortizaciones, etc.). La diferencia entre unos y otros arrojará el beneficio o la pérdida que tendrá la iniciativa.

Es importante que esta previsión se realice no sólo para el primer año de actividad, en el que es frecuente que las empresas arrojen pérdidas. Prever los resultados para un período de tres o cinco años, utilizando datos reales y analizando el porqué de los mismos, nos aportará información muy valiosa para calcular diversos ratios de viabilidad, conocer las posibilidades reales de éxito de la iniciativa y, en muchos casos, evitar futuros errores en su gestión.